Caricate l'export degli ordini aperti e le conferme che vi sono arrivate: ne esce un Excel con le righe conformi e le differenze da verificare, su date, prezzi e quantità.
Un Excel con solo le righe da guardare: la data spostata, il prezzo cambiato, l'ordine che non torna.
Una data di consegna spostata, un prezzo aumentato o una quantità diversa possono passare inosservati quando le conferme si controllano una alla volta, fra un'urgenza e l'altra. Non è una questione di attenzione: è che nessuno può rileggere ogni riga di ogni conferma tutti i giorni.
TwgConferme rende questo controllo più semplice e ordinato. Si parte dall'export degli ordini aperti che già fate e dalle conferme che già ricevete: all'inizio non serve nessuna integrazione con il gestionale. Il report evidenzia le differenze e i casi da verificare; la decisione resta sempre alla persona.
Questo è il foglio che esce dal confronto. Le righe conformi restano, segnate OK: servono a sapere che sono state guardate.
| Esito | Differenza | Fornitore | Ordine / riga | Articolo | Ordinato | Confermato | Scostamento | Conferma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Differenza | Data consegna | Meccanica Alfa S.p.A. | 450012 / 10 | CMP-100 | 10/11 | 13/11 | +3 giorni | conferma-alfa.eml |
| OK | Nessuna differenza rilevata | Meccanica Alfa S.p.A. | 450012 / 20 | CMP-200 | — | — | — | conferma-alfa.eml |
| Differenza | Prezzo unitario | Componenti Beta S.r.l. | 450013 / 10 | VLV-210 | € 1,20 | € 1,25 | +4,2% | beta-conferma.pdf |
| Differenza | Quantità | Motori Gamma S.r.l. | 450014 / 10 | MTR-500 | 45 | 40 | −5 | gamma-ordine.eml |
| Non trovato | Ordine o riga assente nell'export | Forniture Delta S.p.A. | 459999 / 10 | BRG-88 | — | — | — | delta-ordine.eml |
Aziende manifatturiere che lavorano con consegne programmate e con fornitori che confermano per email o con un PDF allegato. Il controllo ha senso quando le righe aperte sono centinaia e le conferme arrivano tutti i giorni: con pochi ordini al mese si fa prima a guardarle a mano.
Non dipende dal gestionale che usate: quello che serve è un export, non un collegamento.
Un file .xlsx, .xls o .csv con numero ordine, riga, articolo, quantità, prezzo unitario e data di consegna. Le colonne possono chiamarsi come vuole il vostro gestionale: la corrispondenza la impostiamo una volta sola. Il nome del fornitore non serve nell'export, viene letto dalla conferma.
I messaggi email salvati, oppure i PDF allegati, oppure file di testo. Dai messaggi email vengono letti sia il testo sia i PDF in allegato. In questa fase il PDF deve avere il testo selezionabile: le scansioni non vengono ancora lette.
Come controllate oggi le conferme e quali file avete già a disposizione.
Quali fornitori e quali formati entrano nella prova.
Impostiamo il confronto sui vostri formati e lo verifichiamo su un campione concordato.
Accuratezza, casi da verificare, tempo risparmiato. Poi si decide.
Oggi l'estrazione è locale e non passa da servizi esterni. Dove vengono elaborati i vostri documenti, e come vengono trattati, fa parte di quello che concordiamo prima di iniziare il pilota.
Il primo passo è un progetto pilota. Prima di iniziare concordiamo documenti e formati inclusi, attività, tempi e condizioni. Alla fine condividiamo i risultati e decidiamo insieme se proseguire con un servizio continuativo o con altre automazioni.